Sicherstellung medienbruchfreier Prozesse

Sie haben ein wichtiges Angebot erstellt und müssen es morgen abgeben. Vor der Angebotsabgabe benötigen Sie noch die Unterschrift Ihres Vorgesetzten - der gerade auf Dienstreise ist - und die Unterschrift Ihres Geschäftsführers in der Zentrale, die an einem anderen Standort liegt.

Die kurzfristige Freigabe des Angebots kann sich jetzt als äußerst schwierig gestalten. In der Vergangenheit konnten Sie den Abgabetermin nicht mehr einhalten, da es unmöglich war, die Unterschriften noch am selben Tag einzuholen und das Angebot abzugeben.

Optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse durch den Einsatz elektronischer Signaturen.

Mithilfe der elektronischen Signatur haben Sie die Möglichkeit, Ihre Arbeitsabläufe elektronisch zu optimieren.

Verschlüsselt und elektronisch signiert schicken Sie das Angebot zuerst an Ihren Vorgesetzten. Dieser prüft das Dokument und signiert es anschließend mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur, bevor er es an den Geschäftsführer weiterleitet. Dieser prüft und unterschreibt das Dokument ebenfalls mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur.

Durch die qualifizierte elektronische Signatur ist das Angebot rechtsverbindlich unterschrieben und kann so innerhalb kürzester Zeit elektronisch eingereicht werden.

Grundsätzlich ist beim Einsatz der elektronischen Signatur zwischen der fortgeschrittenen und der qualifizierten Signatur zu unterscheiden. Für interne Prozesse ist die fortgeschrittene Signatur i. d. R. ausreichend. Zum Abschluss rechtsverbindlicher Geschäfte ist die qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Die qualifizierte elektronische Signatur hat die gleiche rechtsverbindliche Wirkung wie die eigenhändige Unterschrift.

Vorteile zertifikatsbasierter Geschäftsprozesse:

• Sie können wichtige Vereinbarungen bis hin zu rechtlich bindenden Geschäftsabschlüssen durch elektronische signierte Dokumente abschließen.
• Elektronisch signierte und verschlüsselte Dokumente wie z. B. digitale Angebote, Bestellungen oder Fertigungsunterlagen vereinfachen die Prozesse beim Sender und Empfänger wesentlich.
• Sie sparen Zeit und Kosten durch medienbruchfreie Prozesse, da Sie weniger papiergebundene Dokumente benötigen, Versand- und Portokosten einsparen und Ihre Durchlaufzeiten verkürzen.
• Sie erhöhen die Sicherheit, da die Authentizität des Absenders und die Unveränderbarkeit der Dokumente sichergestellt sind.

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