Papierlos, schnell und kosteneffizient: Online-Abwicklung mit elektronischer Signatur

Verstärkt setzen moderne Unternehmen Dokumenten-
management-Systeme, Workflowmanagement-Systeme und elektronische Archive ein, um so effizienter zu arbeiten. Papier und deren Aufbewahrung wird dabei deutlich reduziert. Der Zugriff auf abgelegte Dokumente wird durch Suchsysteme (analog zu Google) deutlich schneller und man ist bei einer Recherche nicht geografisch an einen bestimmten Registraturort gebunden.

Rechtssicherheit erlangt man bei den abgelegten Dokumenten durch die qualifizierte elektronische Signatur. Über sie kann der Ersteller des Dokuments nachgewiesen und eine nachträgliche Manipulation bemerkt werden. Bei Workflowmanagement-Systemen kann somit jeder Bearbeitungsschritt durch die beteiligten Mitarbeiter nachvollzogen werden.

Ihre Vorteile:

Medienbruchfreie Verarbeitung bedeutet

• Einsparung von Papier, Druckersystemen, Druckerverbrauchsmaterialien (z. B. Toner)
• Einsparung von Versand und Portokosten
• Einsparung von Scannern
• Reduzierung von Verarbeitungszeiten (Postein- bzw. -ausgang, Botendienste, Drucken, Scannen)
• Einsparung hinsichtlich Schrifterkennung durch OCR- Systeme oder Neuerfassung von gedruckten Daten
• Einsparung bei der Ablage und Recherche bzw. Aussonderung von Papierakten (Zeit und Personal)
• Einsparung von Räumlichkeiten für Papierarchive(Lagerkosten)
• Nichtauffindbarkeit von Dokumenten kann vermieden werden (alles an einem Ort), keine unvollständigen Akten

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