Elektronisch signierte Rechnungen müssen nach deutschem Umsatzsteuergesetz mit einer qualifizierten Signatur versehen werden, damit der Rechnungsempfänger vorsteuerabzugs-
berechtigt ist.

Größere Unternehmen setzen hierfür automatisierte Massensignatursysteme ein, die eine große Anzahl von Rechnungen automatisch elektronisch signieren und versenden. Aber auch für Anwender mit einem geringeren Rechnungs-
aufkommen gibt es interessante Softwarelösungen. Die Rechnung wird mit einer Textverarbeitungssoftware oder direkt aus der Buchhaltungssoftware heraus am PC erstellt (in eine Datei gedruckt) und mit einer Signatursoftware elektronisch signiert. Dazu benötigt der Rechnungssteller neben der Software eine Chipkarte. Durch die Eingabe einer PIN wird die Chipkarte für die Signatur freigeschaltet und das Dokument signiert. Die signierte Rechnung kann dann einfach per E-Mail dem Empfänger zugestellt werden.

Ihre Vorteile:

• Direkter elektronischer Rechnungsversand vom PC aus
• Von Finanzämtern anerkanntes elektronisches Rechnungsdokument
• Elektronische Archivierung möglich
• Schneller Zugriff auf elektronisches Dokument bei Rückfragen
• Schnellerer Zugang der Rechnung an den Kunden, dadurch ggf. frühere Zahlungseingänge
• Kostenreduktion der Rechnungsstellung auf bis zu 1/8 der bisherigen Kosten

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