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Zeit- und Geldverlust durch konventionelle Büroarbeit
Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie viel Zeit und Geld in Ihrem Unternehmen durch die Bearbeitung von schriftlichen Unterlagen verloren geht?
Keine Frage, diese Arbeiten sind notwendig: Dokumente müssen geprüft, unterzeichnet, versendet und archiviert werden. Was aber wäre, wenn Sie dafür nur noch wenige Minuten benötigen und lediglich ein Bruchteil der bisherigen Kosten dafür anfällt? Die Massensignatur von S-TRUST ist die Lösung! Mit ihr können beliebig viele gleichartige Dokumente (wie z. B. Rechnungen) auf einen Schlag rechtsverbindlich unterzeichnet werden. Solche Massensignaturen können an jedem gewöhnlichen PC-Arbeitsplatz mit Windows-Betriebssystem und einem Chipkartenleser (ab Sicherheitsklasse 2) erstellt werden. Und richtig Zeit und Geld sparen Sie, wenn Sie auf Papier gänzlich verzichten und die Dateien digital versenden und archivieren.
Eine Grafik verdeutlich den Einsatz einer Massensignaturlösung.
Beispiel: Prozess der Rechungsstellung
Die konventionelle Methode (links) im Vergleich zur elektronischen Rechnung (rechts): alleine durch den
Wegfall von Druck, Kuvertierung und Postversand
lassen sich 40% der Kosten einsparen.
(Quelle: in Anlehnung an BCG, Platinion)
Die Vorteile im Überblick:
- einfache Lösung für jeden Windows PC-Arbeitsplatz
- Dokumente können rechtsverbindlich signiert und verschlüsselt werden
- keine Medienbrüche - Beseitigung ineffizienter Arbeitsprozesse durch automatisierte und beschleunigte Verarbeitung
- keine Druckkosten
- kein Briefporto
- kein Einscannen von Papierbelegen auf Empfängerseite
Das bedeutet: Kostenersparnisse für Sender und Empfänger!
- Jedes Datenformat kann elektronisch signiert und per E-Mail versendet werden (z. B. PDF)
- E-Billing: Einhaltung gesetzlicher Anforderungen durch Verwendung der qualifizierten elektronischen Signatur
- Rechnungen sind Vorsteuerabzugsfähig gemäß den Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes
- Jetzt umsteigen: Fax-Rechnungen werden nur noch anerkannt, wenn Sender und Empfänger ein Standard- Telefax einsetzen (Nachweisproblem für Empfänger)
- Unterstützt die rechtlichen Bestimmungen hinsichtlich der Identität und Authentizität der Kommunikationspartner und die Integrität der übertragenen Daten
- Positive Cash Flow Effekte, da die Rechnungen früher beim Empfänger sind und dort ohne fehleranfällige manuelle Erfassung bearbeitet werden können
- Unterstützt GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit von digitelan Unterlagen)-konforme Validierung und Archivierung
- Schneller Return On Invest (meist weniger als 12 Monate) durch Wegfall des Briefportos
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